Révision salariale à l’heure du RGPD : pourquoi Excel ne suffit-il plus.

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Le RGPD a fait couler beaucoup d’encre sur le sujet de la protection des données des clients du e-commerce. On oublie parfois que les données des salariés sont aussi des données sensibles, plus encore peut-être que les données clients, compte tenu des informations qui leur sont attachées en termes de rémunérations ou de données personnelles.

Pourtant, à travers certains processus, ces données sortent du cadre des SIRH sécurisés, et présentent des risques importants pour l’entreprise.

Quelques rappels sur le RGPD appliqué aux salariés

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, les entreprises doivent appliquer le principe de sécurité et de confidentialité des données récoltées, et ceci s’applique non seulement aux salariés, mais aussi aux candidats à l’embauche.

Concrètement, l’obligation de notification préalable à la CNIL a été supprimée, mais l’entreprise est maintenant obligée de mettre en place un registre de traitement des données personnelles, que la CNIL peut consulter en cas de contrôle. Il permet d’identifier les parties qui ont un accès direct aux données personnelles, la nature des informations collectées, leur finalité, et leur méthode de sécurisation. De plus, le RGPD donne le droit à vos salariés de vous demander une copie de toutes les données les concernant. 

Enfin, rappelons que les sanctions en cas de manquement dans la protection des données sont très lourdes, puisqu’elles peuvent monter jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise.

En matière de paie et RH, vous allez certainement vous dire que vos logiciels sont sécurisés et vos processus parfaitement maitrisés. Mais avez-vous pensé à tout ?

Pourquoi tout le monde utilise Excel ?

Comme de nombreuses entreprises, vos managers ont besoin de réaliser des traitements ponctuels, de faire des simulations rapidement et de conserver quelque part des listes qu’ils peuvent consulter plus rapidement que s’ils doivent faire leurs requêtes dans le SIRH.

C’est le fameux syndrome Excel, difficile à éradiquer car c’est l’outil accessible à tout le monde, et que tout le monde pense maitriser. Dans la réalité, il pose de nombreux problèmes, qui sont exacerbés dans le cadre de notre sujet.

Prenons les processus de révision salariale par exemple : vous avez besoin de transmettre des informations aux managers sur le terrain, sous forme de fichiers qui vont contenir les données de salaires des collaborateurs qu’ils encadrent, et ces fichiers vont ensuite transiter entre le Codir, la Finance, la DRH, les managers RH, pour les différents processus d’arbitrage et de validation.

Si vous exécutez ces différentes tâches en utilisant Excel, vous optez pour la facilité, mais vous prenez plusieurs risques :

  • Les fichiers ne sont pas sécurisés : les mots de passe (s’ils sont mis en place) sont très faciles à cracker
  • Les transferts de ces fichiers par e-mail présentent des risques de perte ou de mauvaise destination : une erreur de destinataire est vite arrivée
  • Les données se trouvent disséminées dans plusieurs services, sur des dizaines, voire des centaines de postes de travail : comment respecter le RGPD, si le salarié demande à l’entreprise de récupérer ou supprimer toutes ses données personnelles ?

Toutes ces raisons doivent vous conduire à examiner des solutions mieux adaptées, spécifiquement dédiées à ce processus de révision salariale, et qui respectent le RGPD. Ces logiciels dédiés évitent aussi les problèmes de ressaisies, avec les erreurs que cela peut engendrer, et de tracking des modifications, qui sont inhérents à l’utilisation des tableurs.

Les avantages d’une solution dédiée

Les logiciels spécialisés dans la gestion des campagnes salariales sont peu nombreux sur le marché, mais il en existe, et il est important de vérifier certaines fonctionnalités pour choisir la meilleure solution.

Un logiciel spécifiquement dédié aux campagnes de révision salariale va tout d’abord vous guider à travers les différentes étapes de ce processus, à travers un cadre qui doit être adapté à vos usages.

Il doit également être suffisamment souple pour s’adapter à tous les secteurs et tailles d’entreprises, et gérer les différents niveaux d’approbation, sur toutes les localisations.

Il doit également donner au manager toutes les informations nécessaires pour prendre la bonne décision, et s’interfacer pour cela avec les principales solutions de paye du marché.

Il doit permettre de piloter le processus : suivre l’avancement de la campagne en temps réel, et fournir les indicateurs d’aide à la décision pour les managers.

Enfin, il doit proposer un contrôle de l’accès aux données et de leurs flux.

Dernier atout à examiner : votre logiciel doit rester simple et convivial, surtout s’il remplace Excel. Le processus de révision salariale est exécuté ponctuellement il faut qu’à chaque nouvelle campagne les utilisateurs ne soient pas perdus, car ce n’est pas un outil qu’ils vont utiliser au quotidien.

Comment rendre vos campagnes de révision salariale plus agiles ?

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La campagne annuelle de révision salariale est sans doute en cours dans votre entreprise, et vous la vivez comme une obligation fastidieuse ? Que ce soit à cause du processus lui-même ou des outils pour l’accomplir, vous allez certainement y consacrer des mois et devoir surveiller et relancer les différents intervenants.

Pourtant, à l’ère du numérique et de l’agilité, il est possible de rendre ce processus plus fluide et efficace.

Pourquoi les révisions salariales sont-elles si compliquées ?

Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Le processus est déjà long en amont : il faut identifier les populations concernées, valider la structure organisationnelle pour répartir les enveloppes, définir les montants et les règles de répartition.
  • Sur le terrain, les managers ont toujours plus urgent à faire qu’à traiter les tâches RH
  • Définir des augmentations signifie qu’il faut d’abord avoir évalué le travail accompli par le collaborateur, ce qui nécessite souvent la récupération de données de différents systèmes
  • Décider du salaire des collaborateurs de son équipe n’est pas une tâche facile, cela demande là aussi un peu de réflexion, et peut générer du stress, surtout quand l’enveloppe accordée n’est pas en rapport avec les attentes.
  • Le processus de révision salariale est lui-même fastidieux : il faut définir des approbations à chaque étape, manipuler des fichiers qui sont souvent de simples feuilles Excel, effectuer des contrôles, relancer les différents responsables, etc.
  • En bout de chaîne, il faut encore émettre des courriers pour informer le salarié et mettre à jour le logiciel de paie.

Voilà pourquoi, au final, les campagnes de révision salariales durent en moyenne de 2 à 3 mois dans les entreprises.

Pourquoi réduire ce délai ?

Tout va très vite dans le monde actuel, mais pourquoi ne pas prendre le temps de la réflexion sur un sujet aussi important ? Effectivement, les augmentations salariales demandent de la réflexion, mais il est dommage, une fois cette réflexion aboutie, de se trouver freiné par les outils. Car peu d’entreprises sont équipées d’un logiciel pour automatiser ce processus, et elles se retrouvent donc à devoir passer par un tableur, ce qui peut générer des erreurs et des manipulations de fichiers lourdes et fastidieuses, qui ralentissent le processus.

Avec un logiciel dédié, vous accédez à un fichier unique, vous collaborez plus facilement à partir des mêmes données, vous appliquez les augmentations selon les règles établies et vous automatisez la création des documents associés. L’intégration avec votre logiciel de paie fait aussi gagner du temps, en amont et en aval du processus, et évite les erreurs de saisies. Vous obtenez au final une campagne plus fiable, mais aussi plus rapide.

Accélérer le processus a plusieurs avantages :

  • Vous pouvez annoncer plus rapidement les augmentations, ce qui aura une conséquence directe sur la motivation des salariés
  • Vous clôturerez plus vite la campagne et pourrez passer à un autre sujet
  • Vous ferez preuve d’agilité, ce qui est toujours apprécié par vos collaborateurs.
  • Au final, c’est un gain de temps appréciable pour vous et les managers.

Quelques information sur Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité. Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Plus d’informations sur http://allshare.fr et sur https://salary-planning.fr/.

Webinaire passé : 20 min pour rendre vos campagnes salariales plus agiles (le 9 avril 2020)

Thème de ce webinaire :  les raisons qui font qu’un processus de révision salariale peut être compliqué et chronophage, les avantages qu’il y a à l’accélérer, ainsi que les solutions pour y parvenir.

Il a eu lieu le 9 avril 2020.