Révision salariale à l’heure du RGPD : pourquoi Excel ne suffit-il plus.

Le RGPD a fait couler beaucoup d’encre sur le sujet de la protection des données des clients du e-commerce. On oublie parfois que les données des salariés sont aussi des données sensibles, plus encore peut-être que les données clients, compte tenu des informations qui leur sont attachées en termes de rémunérations ou de données personnelles.

Pourtant, à travers certains processus, ces données sortent du cadre des SIRH sécurisés, et présentent des risques importants pour l’entreprise.

Quelques rappels sur le RGPD appliqué aux salariés

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, les entreprises doivent appliquer le principe de sécurité et de confidentialité des données récoltées, et ceci s’applique non seulement aux salariés, mais aussi aux candidats à l’embauche.

Concrètement, l’obligation de notification préalable à la CNIL a été supprimée, mais l’entreprise est maintenant obligée de mettre en place un registre de traitement des données personnelles, que la CNIL peut consulter en cas de contrôle. Il permet d’identifier les parties qui ont un accès direct aux données personnelles, la nature des informations collectées, leur finalité, et leur méthode de sécurisation. De plus, le RGPD donne le droit à vos salariés de vous demander une copie de toutes les données les concernant. 

Enfin, rappelons que les sanctions en cas de manquement dans la protection des données sont très lourdes, puisqu’elles peuvent monter jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise.

En matière de paie et RH, vous allez certainement vous dire que vos logiciels sont sécurisés et vos processus parfaitement maitrisés. Mais avez-vous pensé à tout ?

Pourquoi tout le monde utilise Excel ?

Comme de nombreuses entreprises, vos managers ont besoin de réaliser des traitements ponctuels, de faire des simulations rapidement et de conserver quelque part des listes qu’ils peuvent consulter plus rapidement que s’ils doivent faire leurs requêtes dans le SIRH.

C’est le fameux syndrome Excel, difficile à éradiquer car c’est l’outil accessible à tout le monde, et que tout le monde pense maitriser. Dans la réalité, il pose de nombreux problèmes, qui sont exacerbés dans le cadre de notre sujet.

Prenons les processus de révision salariale par exemple : vous avez besoin de transmettre des informations aux managers sur le terrain, sous forme de fichiers qui vont contenir les données de salaires des collaborateurs qu’ils encadrent, et ces fichiers vont ensuite transiter entre le Codir, la Finance, la DRH, les managers RH, pour les différents processus d’arbitrage et de validation.

Si vous exécutez ces différentes tâches en utilisant Excel, vous optez pour la facilité, mais vous prenez plusieurs risques :

  • Les fichiers ne sont pas sécurisés : les mots de passe (s’ils sont mis en place) sont très faciles à cracker
  • Les transferts de ces fichiers par e-mail présentent des risques de perte ou de mauvaise destination : une erreur de destinataire est vite arrivée
  • Les données se trouvent disséminées dans plusieurs services, sur des dizaines, voire des centaines de postes de travail : comment respecter le RGPD, si le salarié demande à l’entreprise de récupérer ou supprimer toutes ses données personnelles ?

Toutes ces raisons doivent vous conduire à examiner des solutions mieux adaptées, spécifiquement dédiées à ce processus de révision salariale, et qui respectent le RGPD. Ces logiciels dédiés évitent aussi les problèmes de ressaisies, avec les erreurs que cela peut engendrer, et de tracking des modifications, qui sont inhérents à l’utilisation des tableurs.

Les avantages d’une solution dédiée

Les logiciels spécialisés dans la gestion des campagnes salariales sont peu nombreux sur le marché, mais il en existe, et il est important de vérifier certaines fonctionnalités pour choisir la meilleure solution.

Un logiciel spécifiquement dédié aux campagnes de révision salariale va tout d’abord vous guider à travers les différentes étapes de ce processus, à travers un cadre qui doit être adapté à vos usages.

Il doit également être suffisamment souple pour s’adapter à tous les secteurs et tailles d’entreprises, et gérer les différents niveaux d’approbation, sur toutes les localisations.

Il doit également donner au manager toutes les informations nécessaires pour prendre la bonne décision, et s’interfacer pour cela avec les principales solutions de paye du marché.

Il doit permettre de piloter le processus : suivre l’avancement de la campagne en temps réel, et fournir les indicateurs d’aide à la décision pour les managers.

Enfin, il doit proposer un contrôle de l’accès aux données et de leurs flux.

Dernier atout à examiner : votre logiciel doit rester simple et convivial, surtout s’il remplace Excel. Le processus de révision salariale est exécuté ponctuellement il faut qu’à chaque nouvelle campagne les utilisateurs ne soient pas perdus, car ce n’est pas un outil qu’ils vont utiliser au quotidien.