Archives de catégorie : CGS

Reprise en juin de notre cycle de webinaires consacrés au pilotage de la masse salariale et des effectifs.

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Pour ceux qui n’avaient pas pu y participer et devant son succès, nous avons le grand plaisir de vous annoncer la reprise de notre cycle de webinaires consacré au pilotage de la masse salariale et des effectifs.

Lors de ce cycle de webinaires courts, nous examinerons les enjeux, indicateurs et processus à mettre en œuvre  pour piloter efficacement la masse salariale et les effectifs.

Programme

17 juin 2021 – 10h00/10h30 : Enjeux et organisation du pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de ce webinaire en 20 min (+ questions) nous examinerons les raisons qui font que le pilotage de la masse salariale peut être compliqué, décrirons l’organisation pour y parvenir, en nous appuyant sur les exemples de ce qui marche chez des clients.

24 juin 2021 – 10h00/10h30 : Les indicateurs et les processus de pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les indicateurs et processus à mettre en œuvre pour piloter sa masse salariale et ses effectifs en nous appuyant sur les exemples de certains de nos clients.

1er juillet 2021 – 10h00/10h30 : Retour d’expérience de CCI France, sur son utilisation de Scénario/RH auprès des CCI pour simplifier les processus de reporting et d’élaboration budgétaire. Lors de ce webinaire de 20 min (+ questions), Eric Duez, Directeur de projet SIRH des CCI, viendra partager avec vous  les raisons pour lesquelles il a mis en place Scénario/RH et le bilan de son projet.

8 juillet 2021 – 10h00/10h30 : Scénario RH, la solution de référence pour le pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de cette démonstration en webinaire de 20 min (+ questions), nous vous présenterons comment piloter efficacement votre masse salariale et vos effectifs avec Scénario RH.
L’inscription est gratuite.


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Reprise en avril de notre cycle de webinaires consacrés aux processus de révision salariale.

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Pour ceux qui n’avaient pas pu y participer, nous avons le grand plaisir de vous annoncer la reprise de notre cycle de webinaires consacrés aux processus de révision salariale.

Lors de ce cycle de webinaires courts, nous examinerons les différentes problématiques liées à un processus de révision salariale, et les solutions qui peuvent y être apportées.


Programme


15 avril 2021 – 10h00/10h30 : Rendre vos campagnes salariales plus agiles. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les raisons qui font qu’un processus de révision salariale peut être compliqué et chronophage, les avantages qu’il y a à l’accélérer, ainsi que les solutions pour y parvenir.


22 avril 2021 – 10h00/10h30 : Révision salariale, RGPD, Excel,3 termes qui ne vont plus ensemble. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les raisons qui font qu’à l’heure du RGPD, Excel n’est plus la solution pour les processus de révision salariale.

29 avril 2021 – 10h00/10h30 : Retour d’expérience de KIABI sur son utilisation de Salary Planning pour ses révisions salariales. Lors de ce webinaire de 20 min (+ questions), Frank Delhay, responsable rémunération chez KIABI, viendra partager avec vous  les raisons pour lesquelles il a mis en place Salary Planning et le bilan de son projet après 4 campagnes salariales.


6 mai 2021 – 10h00/10h30 : Salary Planning, la nouvelle génération de solutions de révision salariale.  Lors de cette démonstration en webinaire de 20 min (+ questions), nous vous présenterons comment il peut-être simple et rapide, avec Salary Planning, de mettre en œuvre votre processus de révision salariale, à la plus grande satisfaction de centaines ou milliers d’utilisateurs et managers, tout en assurant une parfaite sécurité de vos données et la conformité au RGPD.
L’inscription est gratuite.


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Nouveau cycle de webinaires consacrés au pilotage de la masse salariale et des effectifs.

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Lors de ce cycle de webinaires courts, nous examinerons les enjeux, indicateurs et processus à mettre en œuvre pour piloter efficacement la masse salariale et les effectifs.

Programme

25 février 2021 – 10h00/10h30 : Enjeux et organisation du pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de ce webinaire en 20 min (+ questions) nous examinerons les raisons qui font que le pilotage de la masse salariale peut être compliqué, décrirons l’organisation pour y parvenir, en nous appuyant sur les exemples de ce qui marche chez des clients.

4 mars 2021 – 10h00/10h30 : Les indicateurs et les processus de pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les indicateurs et processus à mettre en œuvre pour piloter sa masse salariale et ses effectifs en nous appuyant sur les exemples de certains de nos clients.

11 mars 2021 – 10h00/10h30 : Solution de pilotage de la masse salariale et des effectifs : quel cahier des charges ? Lors de cette démonstration en webinaire de 20 min (+ questions), nous vous présenterons les points importants à avoir à l’esprit lors du choix de votre future solution de pilotage de la masse salariale et des effectifs.

18 mars 2021 – 10h00/10h30 : Scénario RH, la solution de référence pour le pilotage de la masse salariale et des effectifs. Lors de cette démonstration en webinaire de 20 min (+ questions), nous vous présenterons comment piloter efficacement votre masse salariale et vos effectifs avec Scénario RH.

L’inscription est gratuite.

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Dernière minute : reprise de notre cycle de webinaires « processus de révision salariale ».

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Pour ceux qui n’avaient pas pu y participer, et sachant qu’il est encore temps de vous équiper pour votre prochaine campagne de début 2021 – la mise en place de Salary Planning étant très rapide et très simple – nous avons le grand plaisir de vous annoncer la reprise de notre cycle de webinaires  consacrés aux processus de révision salariale.

Lors de ce cycle de webinaires courts, nous examinerons les différentes problématiques liées à un processus de révision salariale, et aux solutions qui peuvent y être apportées.

Programme

26 novembre 2020 – 10h00/10h30 : Rendre vos campagnes salariales plus agiles. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les raisons qui font qu’un processus de révision salariale peut être compliqué et chronophage, les avantages qu’il y a à l’accélérer, ainsi que les solutions pour y parvenir.

3 décembre 2020 – 10h00/10h30 : Révision salariale, RGPD, Excel,3 termes qui ne vont plus ensemble. Lors de ce webinaire, en 20 min (+ questions), nous examinerons les raisons qui font qu’à l’heure du RGPD, Excel n’est plus la solution pour les processus de révision salariale.

10 décembre 2020 – 10h00/10h30 : Salary Planning, la nouvelle génération de solutions de révision salariale. Lors de cette démonstration en webinaire de 20 min (+ questions), nous vous présenterons comment il peut-être simple et rapide, avec Salary Planning, de mettre en œuvre votre processus de révision salariale, à la plus grande satisfaction de vos centaines ou milliers d’utilisateurs managers, tout en assurant une parfaite sécurité de vos données et la conformité au RGPD.

L’inscription est gratuite.

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Révision salariale : pourquoi remplacer ses applications spécifiques par une solution dédiée ?

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Beaucoup d’entreprises n’ont pas de système unique dédié à la gestion des révisions salariales, surtout dans les grands groupes. Et une grande majorité fonctionne encore avec leur tableur, ce qui peut poser des problèmes de sécurité, et ce qui ne facilite pas le pilotage.

Quelles sont les risques de cette situation et comment professionnaliser ce processus, qui prend encore beaucoup de temps aux managers et aux RH ?

Les limites des solutions spécifiques

Si vous n’avez pas encore unifié votre système de gestion des révisions salariales, alors vous fonctionnez avec des solutions spécifiques, développées en interne, ou des solutions standard dédiées à cette fonction, mais différentes selon les sites, ou encore, et c’est le cas le plus fréquent, des systèmes basés sur des tableurs. Chacune de ces solutions possède ses avantages (quelques-uns) et ses inconvénients (plus nombreux), mais il certain qu’en multipliant les solutions, vous avez plus de risques de multiplier les inconvénients. Et notamment :

  • Le risque d’erreurs, en particulier avec les tableurs, qui nécessitent des manipulations de fichiers et font perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée
  • La longueur du processus : avec un système non unifié, les étapes se multiplient. Les RH doivent prendre en compte tous les systèmes utilisés pour répartir les enveloppes, puis consolider au niveau groupe les informations qui remontent des différents systèmes.
  • La difficulté à définir une stratégie globale : quand les systèmes sont multipliés, il n’y a pas de plateforme unique qui permet de traduire la stratégie de politique salariale de l’entreprise.

Au global, cette multiplication des systèmes de gestion des révisions salariales entraîne complexité, lourdeur, risques d’erreurs et pertes de temps.

Que peut vous apporter une solution unifiée de gestion des révisions salariales ?

Mettre en place une solution dédiée à la révision salariale au niveau du groupe, c’est tout d’abord une façon de simplifier l’application de la stratégie de l’entreprise, puisque tout est géré dès le début du processus dans une seule et même plateforme, accessible à tous, quelle que soit la localisation de l’établissement ou de la filiale. C’est aussi un moyen de rendre le système plus transparent vis-à-vis des salariés, et plus équitable.

Mettre en place un logiciel unifié de gestion des révisions salariales, c’est aussi l’opportunité de bénéficier de :

Une solution complète : conçue pour gérer le processus salarial de bout en bout, une solution dédiée apporte une richesse de fonctionnalités, et une souplesse qui permet de s’adapter à tous les cas de figure. C’est aussi le moyen de faciliter la collaboration autour de ce processus.

Un processus automatisé : une solution dédiée prend en compte toutes les étapes du processus de révision salariale, incluant toutes les phases de validation, ce qui fait gagner du temps à la fois aux équipes RH, et aux managers sur le terrain.

Un système plus fiable : Une solution globale unique gère toutes les hiérarchies sans ressaisie, et évite de manipuler des fichiers avec les risques d’erreurs que cela entraîne.

Une solution plus agile : en évitant les manipulations de fichiers lourdes et fastidieuses, vous accélérez le processus. Vous pouvez également modifier plus rapidement la stratégie d’évolution salariale et définissant ses règles une seule fois en central dans le logiciel.

Un système pilotable : il est beaucoup plus facile de piloter un processus lorsqu’il est géré dans une solution unique, surtout si cette solution vous met à disposition des indicateurs d’avancement de la campagne.

En rassemblant tous ces avantages, vous aurez donc l’opportunité de gagner du temps, de fiabiliser le système et de le rendre plus agile, pour mieux gérer la croissance et les aléas de l’entreprise.

Quelques information sur Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité. Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Plus d’informations sur http://allshare.fr et sur https://salary-planning.fr/.

Politique salariale : allier satisfaction des salariés et stratégie de l’entreprise ?

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La politique de rémunération est un sujet qui touche aussi bien aux RH qu’à la Finance, ainsi qu’à la stratégie globale des entreprises. De plus en plus, celles-ci souhaitent intégrer des notions de performance dans la rémunération de leurs salariés. Mais comment s’assurer que cette nouvelle politique salariale soit à la fois alignée avec la stratégie de développement de l’entreprise et avec les aspirations des salariés ?

Les avantages de la rémunération variable basée sur les performances

Evoluer vers un système de rémunération qui n’est pas uniquement composé d’un salaire fixe donne plusieurs avantages :

  • Il permet de s’extraire du cadre rigide des grilles salariales basées sur le poste et l’ancienneté
  • Il donne l’occasion d’intégrer une part de rémunération basée sur la performance, qui s’appuie sur la stratégie de développement de l’entreprise
  • Il fidélise les salariés les plus performants qui se voient récompensés de leurs efforts.

Toutefois, cela nécessite de définir un cadre et des règles claires et précises, et de s’assurer que l’application de cette stratégie soit faite de manière équitable dans toute l’organisation.

Les bonnes pratiques pour définir son plan de rémunération variable

Selon Aberdeen, qui publiait il y a quelques temps une étude sur ce sujet, quelques bonnes pratiques peuvent assurer le succès du projet :

  • Identifier les talents : pour adapter le plan de rémunération à leurs aspirations et compétences, et s’assurer ainsi que la part variable sera motivante et contribuera à les fidéliser.
  • Adapter le plan de rémunération aux particularités de l’entreprise : selon la localisation du site, la durée du cycle de vente, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, la part variable et ses modalités de calcul peuvent varier.
  • Intégrer le système de rémunération avec le SIRH, pour que la remontée des informations soit simplifiée et ne génère pas d’erreurs.
  • Communiquer clairement auprès des employés : que ce soit au moment de l’élaboration de cette nouvelle politique de rémunération, ou lorsque les évaluations de performances ont lieu.

Faire vivre le système

Une fois que ce système est en place, il est important de s’assurer qu’il soit appliqué correctement. Le calcul des rémunérations variables des commerciaux est sans doute le cas le plus “simple”. Dans certaines entreprises, les règles de calcul sont des plus en plus sophistiquées, mais comme elles s’appuient dans la majorité des cas sur des quotas à atteindre et des commandes ou factures générées, l’attribution du variable est rarement sujet à contestation.

Dans le cas des salariés non commerciaux, la performance peut s’envisager de nombreuses manières, et son évaluation peut prêter à interprétation. C’est la raison pour laquelle les outils de mesure de la performance doivent être mis en place en amont, et qu’un échange régulier et une communication claire entre l’employé et son hiérarchique doivent s’instaurer.

Utiliser des outils dédiés

Le plan de rémunération variable peut, et doit même évoluer, pour suivre les ajustements de la stratégie de l’entreprise et les évolutions du marché. Pour simuler les évolutions et établir les meilleurs scénarios, les entreprises ont besoin de s’appuyer sur des outils dédiés qui leur évitent de jongler avec des chiffres dans des tableurs qui présentent des risques d’erreurs et posent des problèmes de confidentialité lorsqu’ils circulent entre les différents décisionnaires.

Le besoin d’un outil professionnel se fait particulièrement sentir au moment de l’annonce des objectifs et de leur réalisation, pour que le processus soit le plus fluide, efficace et rapide possible, et que la communication envers les salariés soit facilitée

Quelques information sur Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité. Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Plus d’informations sur http://allshare.fr et sur https://salary-planning.fr/.

Allshare lance la version 20 de Salary Planning qui rend encore plus faciles et productives les campagnes de révision salariale

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Guyancourt, le 5 juin 2020 – Allshare, spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale et des effectifs, annonce la nouvelle version de Salary Planning, son logiciel de gestion des processus de révision salariale. Grâce aux nouveautés ergonomiques et fonctionnelles de cette nouvelle version, les campagnes de révision salariale deviennent encore plus simples pour les utilisateurs, tout en continuant à assurer le plus haut niveau de fiabilité, de sécurité et de conformité au RGPD.

Des nouveautés qui améliorent encore l’expérience utilisateur

Salary Planning est une solution SaaS qui permet aux managers, aux RH et à la direction de gérer simplement et efficacement l’intégralité du processus de rémunération, de la définition de la stratégie à la collecte des propositions des managers. A chaque « campagne » de révision salariale, les utilisateurs de chaque niveau de décision consultent, modifient et/ou valident les propositions d’augmentation, qu’elles soient quantitatives (fixes, variables) ou qualitatives (atteinte d’objectifs, évaluations personnelles).

Parmi les nouveautés de Salary Planning V20 :

  • Une nouvelle grille de saisie pour rendre la saisie encore plus efficace : toujours sous une ergonomie de type Excel, Salary Planning V20 intègre de nouvelles fonctions pour les utilisateurs : regroupement de colonnes, filtres sur les en-têtes de colonnes, ascenseurs imbriqués / listes déroulantes dépendantes, color coding, nouvelles fonctions de calcul … et toujours les copier/coller, les étirages de cellules…
  • La gestion de nouveaux types d’augmentation, le logiciel permet de gérer facilement toutes les particularités des entreprises : augmentations individuelles et collectives, rattrapage de salaires pour l’égalité hommes/ femmes, avec des enveloppes prêtes à l’emploi, pour un pilotage budgétaire simplifié.
  • Pour la partie analytique, de nouveaux types de graphiques sont proposés, tels que le nuage de points, pour accélérer les projets en accédant à un large choix de rapports standards.
  • Un pilotage optimisé qui décrit toute l’arborescence du circuit de décision (par établissement, par manager, etc.) et permet ainsi un suivi précis de l’exécution des campagnes pour relancer au bon moment et respecter les plannings.

Des fonctionnalités pour se benchmarker simplement

Salary Planning V20 propose une fonction de benchmark externe, qui permet à chaque client d’intégrer simplement les référentiels de rémunération (ex : Hays, Michael Page…) pour comparer en temps réel les salaires des collaborateurs par métier et fonction avec les salaires moyens du marché.

Avec cette nouvelle version de Salary Planning, Allshare enrichit le logiciel pour augmenter la productivité et répondre aux nouveaux besoins des utilisateurs.

En un peu moins de 2 ans, Salary Planning a conquis plus de 20 entreprises qui ont fait le choix d’optimiser et d’accélérer leur processus de révision salariale.

Parmi les utilisateurs de Salary Planning : Kiabi, Pernod Ricard, CNES, Groupe Apicil, Solocal, Crédit Agricole GIP, Les Echos-Le Parisien, Braun, Klepierre et Humanis.

« Plus que jamais, les RH ont besoin d’outils qui facilitent leurs tâches quotidiennes et leur font gagner du temps, constate Pierre Giros, Directeur Associé d’Allshare. La digitalisation de l’entreprise s’accélère dans les RH aussi et nos logiciels sont là pour allier la facilité et la souplesse d’utilisation avec la sécurité et la puissance de calcul. »

A propos d’Allshare

Créée en 1998 par deux ingénieurs experts de l’informatisation du contrôle de gestion, la société Allshare est un leader de l’édition de logiciels de pilotage RH et financier. Sa gamme de solutions couvre les besoins du contrôle de gestion financier et social, ainsi que la gestion des campagnes de rémunération et la diffusion de reporting et de tableaux de bord. L’innovation est au cœur de l’ADN d’Allshare qui investit plus de 20% de son chiffre d’affaires en R&D et propose son propre datacenter pour ses solutions SaaS. Allshare s’adresse aux entreprises de taille moyenne et aux grands groupes et compte aujourd’hui plus de 180 références.

Contact :

Florence Leenhardt
Responsable commercial
+33 6 65 26 58 06 
fleenhardt@allshare.fr

Les données de RH hébergées par un fournisseur soumis au Cloud Act sont-elles conformes au RGPD ?

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Utiliser des solutions dans le cloud est devenu courant, aussi bien pour traiter ses données personnelles que pour gérer ses tâches professionnelles,

Dans le domaine des RH, utiliser des solutions en mode SaaS (Software as a Service) procure de nombreux avantages.

Mais attention tout de même à la protection de vos données.

Tout le monde commence à être familier du RGPD et des conséquences que celui-ci peut avoir sur les applications gérant des données personnelles d’entreprises, en particulier si ces systèmes s’appuient sur Excel. Ce point a d’ailleurs fait l’objet d’un article sur ce même blog: « Révision salariale : pourquoi Excel ne suffit plus à l’heure du RGPD ? ».

Mais savez-vous que le Cloud Act, entré en vigueur au printemps 2018, peut lui aussi avoir des conséquences sur la conformité RGPD de la gestion de vos données de RH ?

Pourquoi opter pour des solutions cloud ?

De manière générale, utiliser des logiciels en mode SaaS procure des avantages financiers et fonctionnels.

Pour le cas plus particulier des solutions d’Allshare de pilotage de la masse salariale et de révision salariale, celle-ci sont disponibles en mode SaaS, qui permet d’accéder au logiciel de partout, à tout moment, à partir d’un simple navigateur. Cela offre une grande souplesse pour les managers qui ont besoin de se connecter à tout moment, et tout particulièrement en cette période où le télétravail est de mise. Et bien sûr, toutes les données sont partagées avec les utilisateurs et à jour en temps réel, pour accélérer le processus des campagnes de révision salariale.

Les conséquences du Cloud Act sur la conformité RGPD des données salariales

Des solutions de paie en mode SaaS sont utilisées depuis des années par des entreprises de toute taille, ce qui a eu pour conséquence de banaliser cet hébergement des données des salariés hors de l’entreprise.

Toutefois, avec le RGPD, et le Cloud Act, de nouvelles questions se posent.

En effet, le Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data) entré en vigueur au printemps 2018 autorise le FBI et la CIA à accéder aux données personnelles gérées par un hébergeur de droit américain, et ceci même si ces données se trouvent physiquement en dehors du territoire américain.

Lorsque l’on connait le poids des Amazon, Microsoft et Google dans les services d’hébergement, on est en droit de penser que les données des citoyens français, qu’ils soient clients ou salariés, ne sont plus protégées.

Ce Cloud Act, considéré comme un arsenal juridique anti-RGPD, a déclenché la protestation, puis la riposte des Européens, qui plaident pour la création d’alternatives locales, avec le soutien de sociétés de services qui seraient capables de rivaliser avec les géants américains. Mais pour le moment, ce cloud souverain n’est pas encore créé.

Chez Allshare, nous avons notre propre datacenter

Chez Allshare toute notre offre de gestion et de pilotage de la masse salariale disponible en mode SaaS. Et point important, ceci dans notre propre datacenter et  sur le territoire français.

Nos clients ont donc l’assurance que la gestion de leurs données salariales ne sera pas sous la loi de ce fameux Cloud Act. Et posséder notre infrastructure est aussi l’assurance de parfaitement maîtriser notre offre, d’en gérer nous-mêmes les performances, et de nous assurer que toutes les sécurisations, sauvegardes, restaurations, sont appliquées selon les règles de l’art, en résumé d’offrir la meilleure qualité de service possible à tous nos clients.

Pour en savoir plus :

https://blog.ovh.com/fr/blog/quel-est-limpact-du-cloud-act-pour-les-utilisateurs-de-cloud/

https://www.usine-digitale.fr/article/le-cloud-act-un-texte-securitaire-americain-qui-inquiete.N800995

https://www.latribune.fr/entreprises-finance/industrie/aeronautique-defense/le-cloud-act-favorable-ou-prejudiciable-a-la-vie-privee-des-internautes-3-5-837994.html

https://www.usinenouvelle.com/editorial/avis-d-expert-le-recours-au-cloud-americain-est-incompatible-avec-le-rgpd.N912159

Quelques information sur Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité. Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Plus d’informations sur http://allshare.fr et sur https://salary-planning.fr/.

Révision salariale à l’heure du RGPD : pourquoi Excel ne suffit-il plus.

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Le RGPD a fait couler beaucoup d’encre sur le sujet de la protection des données des clients du e-commerce. On oublie parfois que les données des salariés sont aussi des données sensibles, plus encore peut-être que les données clients, compte tenu des informations qui leur sont attachées en termes de rémunérations ou de données personnelles.

Pourtant, à travers certains processus, ces données sortent du cadre des SIRH sécurisés, et présentent des risques importants pour l’entreprise.

Quelques rappels sur le RGPD appliqué aux salariés

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, les entreprises doivent appliquer le principe de sécurité et de confidentialité des données récoltées, et ceci s’applique non seulement aux salariés, mais aussi aux candidats à l’embauche.

Concrètement, l’obligation de notification préalable à la CNIL a été supprimée, mais l’entreprise est maintenant obligée de mettre en place un registre de traitement des données personnelles, que la CNIL peut consulter en cas de contrôle. Il permet d’identifier les parties qui ont un accès direct aux données personnelles, la nature des informations collectées, leur finalité, et leur méthode de sécurisation. De plus, le RGPD donne le droit à vos salariés de vous demander une copie de toutes les données les concernant. 

Enfin, rappelons que les sanctions en cas de manquement dans la protection des données sont très lourdes, puisqu’elles peuvent monter jusqu’à 4% du chiffre d’affaires de l’entreprise.

En matière de paie et RH, vous allez certainement vous dire que vos logiciels sont sécurisés et vos processus parfaitement maitrisés. Mais avez-vous pensé à tout ?

Pourquoi tout le monde utilise Excel ?

Comme de nombreuses entreprises, vos managers ont besoin de réaliser des traitements ponctuels, de faire des simulations rapidement et de conserver quelque part des listes qu’ils peuvent consulter plus rapidement que s’ils doivent faire leurs requêtes dans le SIRH.

C’est le fameux syndrome Excel, difficile à éradiquer car c’est l’outil accessible à tout le monde, et que tout le monde pense maitriser. Dans la réalité, il pose de nombreux problèmes, qui sont exacerbés dans le cadre de notre sujet.

Prenons les processus de révision salariale par exemple : vous avez besoin de transmettre des informations aux managers sur le terrain, sous forme de fichiers qui vont contenir les données de salaires des collaborateurs qu’ils encadrent, et ces fichiers vont ensuite transiter entre le Codir, la Finance, la DRH, les managers RH, pour les différents processus d’arbitrage et de validation.

Si vous exécutez ces différentes tâches en utilisant Excel, vous optez pour la facilité, mais vous prenez plusieurs risques :

  • Les fichiers ne sont pas sécurisés : les mots de passe (s’ils sont mis en place) sont très faciles à cracker
  • Les transferts de ces fichiers par e-mail présentent des risques de perte ou de mauvaise destination : une erreur de destinataire est vite arrivée
  • Les données se trouvent disséminées dans plusieurs services, sur des dizaines, voire des centaines de postes de travail : comment respecter le RGPD, si le salarié demande à l’entreprise de récupérer ou supprimer toutes ses données personnelles ?

Toutes ces raisons doivent vous conduire à examiner des solutions mieux adaptées, spécifiquement dédiées à ce processus de révision salariale, et qui respectent le RGPD. Ces logiciels dédiés évitent aussi les problèmes de ressaisies, avec les erreurs que cela peut engendrer, et de tracking des modifications, qui sont inhérents à l’utilisation des tableurs.

Les avantages d’une solution dédiée

Les logiciels spécialisés dans la gestion des campagnes salariales sont peu nombreux sur le marché, mais il en existe, et il est important de vérifier certaines fonctionnalités pour choisir la meilleure solution.

Un logiciel spécifiquement dédié aux campagnes de révision salariale va tout d’abord vous guider à travers les différentes étapes de ce processus, à travers un cadre qui doit être adapté à vos usages.

Il doit également être suffisamment souple pour s’adapter à tous les secteurs et tailles d’entreprises, et gérer les différents niveaux d’approbation, sur toutes les localisations.

Il doit également donner au manager toutes les informations nécessaires pour prendre la bonne décision, et s’interfacer pour cela avec les principales solutions de paye du marché.

Il doit permettre de piloter le processus : suivre l’avancement de la campagne en temps réel, et fournir les indicateurs d’aide à la décision pour les managers.

Enfin, il doit proposer un contrôle de l’accès aux données et de leurs flux.

Dernier atout à examiner : votre logiciel doit rester simple et convivial, surtout s’il remplace Excel. Le processus de révision salariale est exécuté ponctuellement il faut qu’à chaque nouvelle campagne les utilisateurs ne soient pas perdus, car ce n’est pas un outil qu’ils vont utiliser au quotidien.

Comment rendre vos campagnes de révision salariale plus agiles ?

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La campagne annuelle de révision salariale est sans doute en cours dans votre entreprise, et vous la vivez comme une obligation fastidieuse ? Que ce soit à cause du processus lui-même ou des outils pour l’accomplir, vous allez certainement y consacrer des mois et devoir surveiller et relancer les différents intervenants.

Pourtant, à l’ère du numérique et de l’agilité, il est possible de rendre ce processus plus fluide et efficace.

Pourquoi les révisions salariales sont-elles si compliquées ?

Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Le processus est déjà long en amont : il faut identifier les populations concernées, valider la structure organisationnelle pour répartir les enveloppes, définir les montants et les règles de répartition.
  • Sur le terrain, les managers ont toujours plus urgent à faire qu’à traiter les tâches RH
  • Définir des augmentations signifie qu’il faut d’abord avoir évalué le travail accompli par le collaborateur, ce qui nécessite souvent la récupération de données de différents systèmes
  • Décider du salaire des collaborateurs de son équipe n’est pas une tâche facile, cela demande là aussi un peu de réflexion, et peut générer du stress, surtout quand l’enveloppe accordée n’est pas en rapport avec les attentes.
  • Le processus de révision salariale est lui-même fastidieux : il faut définir des approbations à chaque étape, manipuler des fichiers qui sont souvent de simples feuilles Excel, effectuer des contrôles, relancer les différents responsables, etc.
  • En bout de chaîne, il faut encore émettre des courriers pour informer le salarié et mettre à jour le logiciel de paie.

Voilà pourquoi, au final, les campagnes de révision salariales durent en moyenne de 2 à 3 mois dans les entreprises.

Pourquoi réduire ce délai ?

Tout va très vite dans le monde actuel, mais pourquoi ne pas prendre le temps de la réflexion sur un sujet aussi important ? Effectivement, les augmentations salariales demandent de la réflexion, mais il est dommage, une fois cette réflexion aboutie, de se trouver freiné par les outils. Car peu d’entreprises sont équipées d’un logiciel pour automatiser ce processus, et elles se retrouvent donc à devoir passer par un tableur, ce qui peut générer des erreurs et des manipulations de fichiers lourdes et fastidieuses, qui ralentissent le processus.

Avec un logiciel dédié, vous accédez à un fichier unique, vous collaborez plus facilement à partir des mêmes données, vous appliquez les augmentations selon les règles établies et vous automatisez la création des documents associés. L’intégration avec votre logiciel de paie fait aussi gagner du temps, en amont et en aval du processus, et évite les erreurs de saisies. Vous obtenez au final une campagne plus fiable, mais aussi plus rapide.

Accélérer le processus a plusieurs avantages :

  • Vous pouvez annoncer plus rapidement les augmentations, ce qui aura une conséquence directe sur la motivation des salariés
  • Vous clôturerez plus vite la campagne et pourrez passer à un autre sujet
  • Vous ferez preuve d’agilité, ce qui est toujours apprécié par vos collaborateurs.
  • Au final, c’est un gain de temps appréciable pour vous et les managers.

Quelques information sur Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité. Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Plus d’informations sur http://allshare.fr et sur https://salary-planning.fr/.